La prestigiosa Gartner destacà a finals de l’any passat algunes bones pràctiques a considerar a l’hora de preparar, verificar o aprovar el projecte de pressupost 2012 en aquelles empreses que encara estiguessin debatent què proposar al seu director financer.
El principi fonamental en que es basen és el següent: el pressupost TIC no representa només una "eina comptable" important per planificar i controlar la despesa TIC, sinó que a més a més és una "eina de gestió" per ajudar al negoci a entendre com la despesa en TIC contribueix a la generació de valor.
La definició, comunicació i la gestió del pressupost representen oportunitats per relacionar les TIC als objectius del negoci i per traslladar la seva percepció com a "centre de cost" a "facilitador" del creixement, de la innovació i de la competitivitat de l'empresa.
Seguint aquestes premisses, la preparació d'un pressupost es compon de 4 fases:
- Recopilació i l'anàlisi d'informació contextual, és a dir, l'estratègia i les prioritats del negoci, els serveis TIC oferts i el valor associat a cadascun d’ells.
- Benchmark amb el mercat per comprovar la situació actual i obtenir inputs importants en el pressupost, com detectar les àrees d'optimització i poder gestionar els riscos.
- Definició del pressupost i el Govern del procés d'alineament entre TIC i Negoci necessari per mantenir el pressupost com a expressió d'un objectiu comú.
- Revisió i seguiment pressupostari per garantir l'alineament continuat amb la dinàmica del negoci i del mercat.
Gartner recomana la participació de les parts interessades del negoci en el procés de pressupost per aconseguir un doble benefici: assegurar que els objectius de negoci siguin compresos i recolzats per les TIC i a la vegada, que el Negoci entengui el valor que aporta aquesta despesa en TIC.
Per això també recomana definir el pressupost anual d'una manera consistent amb una visió a diversos anys vista i augmentar la transparència sobre la despesa en TIC
És una bona pràctica classificar la despesa TIC d'acord a les prioritats del negoci. Això facilita el diàleg amb les parts del negoci involucrades en el procés.
També ho és analitzar l'impacte a l’organització del "Servei per ús". Els analistes de Gartner prediuen un clar impacte en la reducció de la despesa per l’increment del cloud computing en els propers anys.
En aquest context, el pressupost, “eina comptable i de gestió”, es presenta com a pas crític per garantir l'alineament amb el negoci i justificar de les despeses futures.
A Xerpa Consultors tenim experiència en acompanyar a Directius i òrgans de decisió en l’aplicació d’aquestes bones pràctiques per aconseguir un pressupost TIC optimitzat i alineat amb el negoci.
Entrades
